Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) stanowi mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w Węglarz Kancelaria Radców Prawnych sp. p.
Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
2. Polityka zawiera:
- opis zasad ochrony danych obowiązujących w Kancelarii;
- odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach);
3. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest radca prawny
Za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiada:
- radca prawny Kaja Węglarz oraz radca prawny Bogumił Węglarz.
Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:
- Kancelaria, która powinna zapewnić zgodność postępowania kontrahentów z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych.
4. Skróty i definicje:
Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.
Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.
Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, przychodnie lekarskie, ubezpieczyciele, dostawcy oprogramowania, notariusz,).
Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
Kancelaria lub Spółka oznacza Węglarz Kancelaria Radców Prawnych sp. p.
5. Ochrona danych osobowych – zasady ogólne
Filary ochrony danych osobowych :
- Legalność − Kancelaria dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem
- Bezpieczeństwo – Kancelaria zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.
- Prawa Jednostki − Kancelaria umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
- Rozliczalność –Kancelaria dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.
Kancelaria przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
- w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
- rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
- w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
- w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
- nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
- z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
- nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
- zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
System ochrony danych osobowych w Kancelarii składa się z następujących elementów:
a) Inwentaryzacja danych. Kancelaria dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w tym:
- przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych”;
- przypadków przetwarzania danych dzieci;
- współadministrowania danymi.
b) Rejestr. Kancelaria opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Spółce (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych
c) Podstawy prawne. Kancelaria zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
- utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość;
- inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Kancelaria przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
d) Obsługa praw jednostki. Kancelaria spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
- Obowiązki informacyjne. Kancelaria przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
- Możliwość wykonania żądań. Kancelaria weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
- Obsługa żądań. Kancelaria zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany przez RODO i dokumentowane.
- Zawiadamianie o naruszeniach. Kancelaria stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
e) Minimalizacja. Kancelaria posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją a w tym:
- zasady zarządzania adekwatnością danych;
- zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
- zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności;
f) Bezpieczeństwo. Kancelaria zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
- przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;\
- dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
- posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
- stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych
- zarządza incydentami.
g) Przetwarzający. Kancelaria posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Spółki, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
h) Privacy by design - Zasada prywatności w fazie projektowania.
Kancelaria zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Spółce uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
6. Inwentaryzacja
Dane wrażliwe - Kancelaria identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Kancelaria postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.
Dane niezidentyfikowane - Kancelaria identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.
Współadministrowanie - Kancelaria identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.
7. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych
RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
Kancelaria prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Spółka uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Spółka odnotowuje:
- opis kategorii osób;
- cel przetwarzania;
- podstawę prawną przetwarzania;
- opis kategorii danych;
- szczególne kategorie danych;
- opis kategorii odbiorców danych;
- sposób przetwarzania danych;
- sposób zbierania danych;
- okres przechowywania danych;
- opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
8. Podstawy przetwarzania
Kancelaria dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
Wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
9. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych
Kancelaria dba o czytelny styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
Kancelaria ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
Kancelaria dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
Kancelaria wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
W celu realizacji praw jednostki Kancelaria zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,
Kancelaria dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
10. Obowiązki informacyjne
Kancelaria określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
Kancelaria informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
Kancelaria:
- informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
- informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
- określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
- informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
- informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
- informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
- informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
- bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
11. Żądania osób
Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, kancelaria wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich.
W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), kancelari może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
Nieprzetwarzanie. Kancelaria informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
Odmowa. Kancelaria informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Kancelaria informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Spółka nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
Kopie danych. Na żądanie kancelaria wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych.
Sprostowanie danych. Kancelaria dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby i ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga.
Uzupełnienie danych. Kancelaria uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby, ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych.
Usunięcie danych. Na żądanie osoby, kancelaria usuwa dane, gdy:
- dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
- zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
- osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
- dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
- konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
12. Ograniczenie przetwarzania.
Kancelaria dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
- osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
- przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
- nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją
Minimalizacja zakresu Kancelaria
- zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.
- stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).
- stosuje kontrolę dostępu fizycznego.
- dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.
Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Spółkę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.
14. Bezpieczeństwo
Kancelaria zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych.
Kancelaria zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
Zgłaszanie naruszeń
Kancelaria stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
Kancelaria zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.
